塾長便り プロボノ 出欠管理システム開発

「効率的な作業」の現実化で思うこと

投稿日:2017年11月18日 更新日:

当塾の運営は当日以外にもたくさんの業務を抱えていることは先日の記事にも記載をしていましたが、現在IT企業のSCSKさんのプロボノ協力のもとで、小テストの作成はもちろんさまざまな業務の効率化を図っています。

子ども達の学力にあわせて紙出力された約50人分の学習ログ&印刷管理を授業前の時間に間に合わせるだけでも、実はかなりのハードワークですが、それに加えて目視による出欠チェック&手入力によるPCチェックを4年も続けているのは、さすがに効率が悪すぎるなぁと感じていたのです。

バーコードリーダーでの出欠管理へ!

そこで当塾では、価格が比較的安価になったバーコードリーダーとエクセルを用いた管理システムの導入をしたいと考え、技術者のSCSKチームメンバーに作業を依頼していたのですが、そこはさすがプロフェッショナル。
すさまじい勢いで調整を繰り返してくださったため、15日の授業から試験的な導入を開始することができました。

使ってみて初めて不具合や改良ポイントが明確になるのは当たり前のことなので本格的な運用は来月以後となりますが、これでようやくさまざまな確認がリアルタイムでできるため、生徒がバーコード登録を行った時点で保護者に到着確認のメール連絡なども可能となり、運営の負荷を減らしながら塾生の保護者に安心が提供できる可能性が生まれています。

人件費を考えるより急ぐべき?な「IT導入」

この話は営利企業の観点から見れば、とてもレベルの低い話かもしれませんが、非営利団体は寄付金収入で運営をまなかう場合が多いため、助成金が入る場合は別として、寄付者の心情を考えると人件費への予算計上がそもそもしにくい現実があります。

その分しわ寄せはスタッフにのしかかるのですが、うちのように夫婦がメインとなって運営を行う場合は特に、他人に迷惑をかけるくらいならと自分達で作業をしてしまいます。
営利ならあり得ない話ですし潤っている団体は別だと思うのですが、現場に協力者がいる場合はともかく、効率を度外視しすぎてしまうのです。

市場には講師と生徒の「出欠管理」に使えるであろう便利なシステムがあることは知っていても、利用に一人当たりの費用が発生するなら話は別。
現場で必要性を共有するスタッフが少ない場合は特に、説明する時間や労力がもったいないので、優先度が下がるのです。

しかし、おかげさまで団体設立から10期目にしてようやく、効率化を語れるレベルにステップアップしたからでしょう。

人件費をかけにくいNPOこそ、本来IT技術を多用するべきなのではないか、と感じるようになりました。

今後どのように、この技術や小テストを公開していくかはもう少し先の話にはなりますが、困っている人や同業者の気持ちは同じだと思うので、ルール作りをしながら、無料公開ができるよう頑張りたいと思います。

気持ちよく、技術を提供してくださった人達の気持ちに報いるためにも。^ ^

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