当塾は家庭の事情で塾に通えない小・中学生を対象とした、個別指導型の「食事つき無料塾」です

塾長便り SUJ THE NEXT プロボノ

データの管理について

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当塾では、
・生徒の個人情報
・生徒の出欠情報
・生徒の学習進捗情報
・講師の個人情報
・講師の出欠情報
・講師の担当生徒情報
・支援者の情報
セールスフォースで管理しています。

現状のデータ数では正直エクセルでも充分管理はできるのですが、将来的に管理者を外部にも増やす可能性があるため、SCSKさんの好意にすがってセールスフォースで基本のデータベースを構築していただきました。

NPOに対して無料枠が10アカウントサービスされることと、同社の担当者がお友達という事もあって導入を決めたのですが、これがなかなかどうして、思ったような運用につながらなかったことは、正直かなりのストレスでもありました。

✅ ハードルの高い操作性


当塾は無料塾とは言え、多い日には生徒と講師やスタッフが合わせて80人ほど参加をする時があり、ボランティアを含む登録者は近年100人を超えています。

なので、出欠管理がPC上でできるようになっただけでも充分ありがたいと言えるのですが、私のやりたかったのは複数データの相関性、つまりたとえば朝食と集中力の相関性、または出欠率と理解度の相関性を調べることでした。

しかし団体に専従者がいない以上、私自身も同アプリに対するある程度の理解が必要なのですが、セールスフォースはかなり便利なぶん複雑な作業や専門用語の理解を必要とするため、データを活用する以前の問題として私の理解がその基準に到達していなかったのです。

✅ 自習室での体験を通じて


「本当にやるべきことは、データの活用なんだけどなぁ。。。」と、約1年ほど悶々としながらセールスフォースにデータをアップロードし続けてきたのですが9月5日、セールスフォースが自習室を解放してくれるとの連絡を受け、チャンスとばかりに質問内容をまとめて参加をさせていただきました。

専門用語が多くてかなりとっつきにくい印象を持っていましたが、地味〜に1年アプリを触り続けた甲斐もあって、それなりにサクサクと覚えることができたため、この日記を書いている直前にもダッシュボードにデータを反映させ、視覚化することができました。
※有効な比較のできていない画像を敢えて掲載しています。

まだ修正は必要ですし、ITリテラシーの高い人には「なんだ、こんなこともできなかったの?」と笑われそうですが、自分にとってかなり大きな進歩と言えそうです。

またこれは残念なことですが、一部いい加減に学習ログをつける学生講師がいたのですが、正直な話、データ記入の活用法や目的を彼らに伝えられなかった当塾の責任だと思っていたので、これでようやくデータ記入の意義を伝えられると安心しました。

セールスフォースのみなさま、そして忘れていはならないSCSKの丹羽さん、ありがとうございました!データ、役立てたいと思います。

-塾長便り, SUJ THE NEXT, プロボノ

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